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Kilomètres privés et professionnels : comment s’y retrouver ?

De plus en plus d’ entreprises sont amenées à fournir un véhicule à leur salarié pour l’exercice de leur fonction. 

On distingue deux types de véhicules.  Leur utilisation diffère en fonction de l’objectif recherché par l’entreprise. Ainsi ce véhicule peut être un véhicule de service ou de fonction.

 

 La différence entre les deux c’est que le véhicule  de fonction est mis à la disposition du collaborateur pour ses déplacements professionnels et personnels (week-end, congés payés…).

 

C’est considéré comme un avantage en nature et est donc soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié. Tandis que le véhicule de service est accessible au collaborateur uniquement pour ses déplacements professionnels et, à la fin de la journée de travail, celui-ci doit la rapporter. Il peut arriver que l’employeur tolère tout de même son utilisation pour les trajets domicile-travail. 

 

La distinction entre les deux modes d’utilisation semble simple. Pourtant, dans la pratique, la situation est tout autre. En effet, il arrive que les véhicules de service soient utilisés dans certains cas, à des fins personnelles.Mais aussi, il est souvent très difficile pour un chef d’entreprise ou un gestionnaire de flotte de déterminer la part exacte imputée au kilométrage professionnel et celle liée au kilométrage personnel.

 

Fort heureusement, des solutions permettent d’avoir une vue sur les excès d’utilisation des véhicules de service à des fins personnelles.

 

Les solutions à mettre en place pour gérer le kilométrage privé et professionnel

 

Carnet de bord de véhicule sur Excel

 

Tenir un carnet de bord du véhicule permet de recenser tous les trajets effectués par le collaborateur et de ce fait d’avoir une vue sur les kilométrages effectués à des fins privées et ceux, effectués aux heures professionnelles. Ainsi, il sera possible de voir le kilométrage au début et à la fin de l’utilisation du véhicule. L’inconvénient de cette solution étant qu’elle est assez chronophage et que tout est fait manuellement. Les erreurs humaines sont donc possibles.

 

Logiciel de gestion de flotte 

 

Des logiciels sont tout aussi possible pour avoir une grande visibilité sur le kilométrage des véhicules. L’avantage avec ces outils est que le gestionnaire de flotte n’aura plus qu’à compléter les informations manquantes dans le logiciel et suivre les kilométrages. Encore une fois, l’inconvénient est qu’il doit être régulièrement mis à jour de façon manuelle. 

 

 

La télématique embarquée

 

L’une des solutions la plus pratique est la télématique embarquée. Elle est souvent accompagnée de solution logicielle avec ou sans remontée de géolocalisation.

 

Elle permet de collecter, de remonter et de traiter les informations automatiquement et alerter en cas de dérive kilométrique.

 

Parmi les données collectées par ce type d’outil de gestion , il y a le kilométrage, la consommation de carburant, la géolocalisation et le refueling…

 

Pour que ces informations soient collectées, un boîtier est installé dans le véhicule. Celui-ci est relié à un logiciel de gestion, permettant au gestionnaire de flotte de suivre en temps réel le positionnement des véhicules qu’il a mis à la disposition des collaborateurs et les informations qu’ils communiquent.

 

Ces informations sont soit envoyées au gestionnaire de flotte sous forme de rapport au format Excel ou bien accessibles depuis le logiciel de gestion.

 

 

 

Avec l’aide de ce rapport, le gestionnaire de flotte peut ainsi voir l’usage personnel et professionnel du véhicule d’entreprise.

Posséder une télématique embarquée,  permettra d’une part d’exploiter les informations recueillies dans un objectif d’amélioration de performance (réduction de la consommation du carburant…), mais également dans une logique de limitation de l’usage personnel du véhicule d’entreprise.